Overtuigend adviseren in de zorg

Overtuigend adviseren in de zorg

Vandaag op de agenda van de Raad van Bestuur: 12 stukken. Memo's, notities, adviezen: van alles wat. Iedere schrijver heeft zijn best gedaan om de tekst zo helder mogelijk te maken. Toch zuchten en puffen de bestuursleden. Want iedere tekst is een nieuwe puzzel. De adviezen staan op andere plekken, duidelijke argumenten ontbreken en details verbloemen de kern. Dat kan anders.

 

Probleem: heldere besluitvorming in de zorg

De valkuil van veel schrijvers en adviseurs: ze richten zich vooral op wat ze willen vertellen. Terwijl de belangrijkste vraag is: wat wil je lezer weten? Het effect hiervan is dat de besluitvorming aan de ene kant langer duurt dan nodig is. Lezers hebben immers meer tijd nodig om tot de kern te komen. Daarnaast is het soms onduidelijk waar de lezer 'ja' of 'nee' tegen zegt. Dit komt vaak later in een project aan het licht. Als bijvoorbeeld het budget of de aanpak niet helemaal duidelijk zijn. 

 

Oorzaak: onduidelijkheid over het doel van een tekst

Helder schrijven begint met helder denken. Eén van de belangrijkste vragen voordat je begint met tikken: wat is het doel van mijn tekst? In besluitvorming kun je 3 doelen onderscheiden:

• Informeren: bijvoorbeeld over een actuele ontwikkeling.
• Discussiëren: bepalen van de richting, vooral bij grotere onderwerpen.
• Adviseren: ideeën over de beste oplossing.

Is het doel van de tekst niet helder? Dan vliegt deze al snel uit de bocht. Zonder duidelijk doel is het namelijk lastig om hoofd- en bijzaken uit elkaar te halen. Andersom geformuleerd: een duidelijk doel geeft een tekst richting. 

 

 

Oplossing: helder denken én schrijven

Bij tal van ziekenhuizen en andere zorgorganisaties hebben we voor een grote omslag gezorgd: glasheldere teksten voor de Raad van Bestuur of het management. Met groot enthousiasme van lezers én schrijvers. Want:

• Lezers hebben minder tijd nodig om teksten te lezen.
• Lezers weten beter waar ze 'ja' of 'nee' tegen zeggen.
• Lezers weten beter hoe ideeën bijdragen aan de strategie.

• Schrijvers kunnen in minder tijd betere teksten schrijven.
• Schrijvers weten hoe je hoofd- en bijzaken uit elkaar trekt.
• Schrijvers gebruiken een heldere stijl.

 

 

Die oplossing bestaat uit 3 onderdelen

Stap 1: analyse van teksten

We beginnen met een analyse van (de teksten in) jullie besluitvorming. Welke formats gebruiken jullie? En dragen deze bij aan de leesbaarheid en besluitvorming binnen jullie organisatie? Onze ervaring is dat de basis vaak prima op orde is. Toch kun je met een paar kleine aanpassingen de doelen en tekststructuren duidelijker maken. Een klein verschil met direct een groot effect op de leesbaarheid en besluitvorming.

 

Stap 2: workshop, training of masterclass

Vervolgens zetten we de schrijvers op het goede spoor. In gerichte schrijftrainingen op maat leren ze helder denken én schrijven. We geloven dat een goede tekst voor 80% bestaat uit denken en voor slechts 20% uit schrijven. Cursisten krijgen strategieën om dat denkwerk te structureren. In de praktijk merken we dat schrijvers veel houvast ervaren. Bovendien schrijven ze sneller én hebben meer zin om te schrijven.

De trainingen zijn praktijkgericht: we werken met eigen casuïstiek. Bovendien organsieren we de training via inspirerende bijeenkomsten mét oefenperiode. Zo kunnen de deelnemers de theorie toepassen op hun eigen onderwerpen én krijgen ze feedback op hun tekst. Dat vergroot het leereffect enorm.  

 

Stap 3: borging

De derde stap bestaat uit de borging van deze nieuwe teksten. Hoe zorgen we ervoor dat iedereen helder blíjft schrijven? We hebben hiervoor tal van mogelijkheden: van coaches tot een schrijfwijzer, van een masterclass tot checklist. Een mogelijkheid is pas een oplossing als deze aansluit op jullie situatie. 

 

Na de training krijgen curisten reminderkaartjes met tips 

 

Praktijkvoorbeelden: Radboudumc, IJsselland, Diakonessenhuis, Erasmus MC, Waarborgfonds voor de Zorgsector, Treant ...

De methode heeft zich inmiddels bewezen in de praktijk. Bij tal van ziekenhuizen en andere zorgorganisaties is het gelukt om heldere teksten bij de Raad van Bestuur of management op tafel te krijgen. Met als gevolg: efficiëntere vergaderingen, duidelijkere besluitvorming én schrijvers die meer rust ervaren. 

We dachten onder andere mee met:

• Radboudumc: we organiseren open inschrijvingen waar iedere schrijver aan mee kan doen. En maken trainingen op maat voor specifieke teksten of afdelingen, denk bijvoorbeeld aan calamiteitenrapportages of kwartaalrapporten.

• Diakonessenhuis: wat begon met een pilotgroep, resulteerde in een jarenlange samenwerking. We hielpen honderden schrijvers om te adviseren in plaats van te informeren.

• Erasmus MC: we denken mee met specifieke afdelingen om overtuigender te schrijven.

• IJsselland ziekenhuis: het virus van heldere teksten giert door het ziekenhuis. Van teamleiders tot verpleegkundigen, van beleidsadviseurs tot managers: iedereen volgt een training of workshop.

• Frisius: cursisten volgen een 2-daagse masterclass om helder te denken én te schrijven.

• Waarborgfonds voor de Zorgsector: we ontwikkelden nieuwe formats voor analyses en besluitvorming en leiden adviseurs op om dit slim te gebruiken.

• Francisus Gasthuis & Vlietland: verschillende afdelingen (zoals Kwaliteit) volgen diverse trainingen om overtuigender te schrijven.

• Hartstichting: in samenwerking met de Argumentenfabriek krijgen deelnemers denk- én schrijfstrategieën om beter te adviseren. 

 

 

Heldere besluitvorming in jullie zorgorganisatie?

We denken graag mee. Informeer vrijblijvend naar de mogelijkheden bij Ton Vogels via ton@klanq.nl of 06 48165703.